Atención al cliente

Prompt para crear un procedimiento de atención al cliente paso a paso

Documenta un flujo de atención con pasos, criterios de escalado, respuestas modelo y checklist de calidad para equipos pequeños.

La atención al cliente mejora cuando el equipo sabe qué preguntar, cómo responder y cuándo escalar. Este prompt convierte casos frecuentes en un procedimiento simple, revisable y útil para mantener consistencia sin sonar rígido.

Prompt completo listo para copiar

Actúa como responsable de operaciones de atención al cliente. Necesito crear un procedimiento claro para responder consultas frecuentes de forma consistente, profesional y fácil de aplicar por un equipo pequeño.

Información de entrada:
- tipo de negocio: tienda online ficticia de productos para oficina
- canales: email, formulario web y redes sociales
- casos frecuentes: estado de pedido, cambio de producto, incidencia de entrega y duda de factura
- nivel de detalle: procedimiento operativo simple para equipo pequeño
- tono: claro, amable y resolutivo
- restricciones: no prometer descuentos ni plazos no confirmados

Proceso:
1. Agrupa los casos frecuentes por tipo de necesidad del cliente.
2. Define el flujo de atención desde la recepción hasta el cierre.
3. Indica qué datos pedir y qué datos no conviene solicitar.
4. Crea criterios de prioridad y escalado interno.
5. Redacta respuestas modelo para cada caso sin prometer información no confirmada.
6. Añade un checklist de calidad para revisar respuestas antes de enviarlas.

Entrega:
- mapa de casos frecuentes.
- procedimiento paso a paso.
- tabla con caso, datos necesarios, respuesta inicial y siguiente acción.
- criterios de escalado y prioridad.
- respuestas modelo en tono indicado.
- checklist de cierre del caso.
- errores comunes que deterioran la experiencia del cliente.

Control final:
El procedimiento debe ser aplicable, breve y coherente con las restricciones. No inventes políticas comerciales, garantías, plazos ni compensaciones.

Antes de responder:
- Si falta un dato crítico, haz hasta 3 preguntas de aclaración.
- Si puedes avanzar con supuestos razonables, declara esos supuestos y continúa.
- No inventes datos, cifras, políticas, experiencia, fuentes ni resultados.
- Prioriza una respuesta útil, verificable y fácil de aplicar.

Personaliza el prompt

Completa los campos con datos genéricos o propios de tu caso. Si dejas un campo vacío, se usará el ejemplo seguro del campo para que el prompt no se rompa.

Versiones alternativas del prompt

Usa la versión corta para una respuesta rápida y la avanzada cuando necesites más control, criterios de calidad y revisión final.

Versión corta del prompt

Necesito crear un procedimiento operativo de atención al cliente para casos frecuentes.

Datos que debes usar:
- tipo de negocio: tienda online ficticia de productos para oficina
- canales: email, formulario web y redes sociales
- casos frecuentes: estado de pedido, cambio de producto, incidencia de entrega y duda de factura
- nivel de detalle: procedimiento operativo simple para equipo pequeño
- tono: claro, amable y resolutivo
- restricciones: no prometer descuentos ni plazos no confirmados

Entrega una respuesta breve, accionable y lista para revisar.
Mantén el tono adecuado al contexto, no inventes datos y señala cualquier información crítica que falte antes de aplicar el resultado.

Versión avanzada del prompt

Control final:
El procedimiento debe ser aplicable, breve y coherente con las restricciones. No inventes políticas comerciales, garantías, plazos ni compensaciones.

Modo avanzado:
1. Antes de redactar, separa datos confirmados, supuestos razonables y datos que faltan.
2. Adapta la respuesta al objetivo concreto: crear un procedimiento operativo de atención al cliente para casos frecuentes.
3. Explica el criterio que usaste para priorizar estructura, tono, profundidad y formato.
4. Entrega una versión principal y, cuando sea útil, una versión alternativa más breve o más práctica.
5. Añade una tabla de revisión con: decisión tomada, motivo, riesgo y cómo comprobarlo.
6. Incluye errores comunes específicos de esta tarea y cómo evitarlos.
7. Si detectas información insuficiente, haz hasta 3 preguntas; si puedes avanzar, declara los supuestos y continúa.
8. No inventes datos, cifras, fuentes, políticas, experiencia, funcionalidades ni resultados no aportados.
9. Usa únicamente la información proporcionada por estas variables: tienda online ficticia de productos para oficina, email, formulario web y redes sociales, estado de pedido, cambio de producto, incidencia de entrega y duda de factura, procedimiento operativo simple para equipo pequeño, claro, amable y resolutivo, no prometer descuentos ni plazos no confirmados.

Formato avanzado de entrega:
- resumen ejecutivo del enfoque.
- resultado principal listo para usar.
- versión alternativa o simplificada.
- tabla de decisiones y riesgos.
- puntos que conviene verificar manualmente.
- checklist final antes de aplicar el resultado.

Adaptaciones para ChatGPT, Claude y Gemini

Estas variantes mantienen las mismas variables, pero ajustan la instrucción para aprovechar mejor el estilo de cada herramienta.

Adaptación para ChatGPT

Usa ChatGPT para convertir estos datos en una respuesta estructurada, clara y lista para revisar.

Objetivo: crear un procedimiento operativo de atención al cliente para casos frecuentes.

Datos disponibles:
- tipo de negocio: tienda online ficticia de productos para oficina
- canales: email, formulario web y redes sociales
- casos frecuentes: estado de pedido, cambio de producto, incidencia de entrega y duda de factura
- nivel de detalle: procedimiento operativo simple para equipo pequeño
- tono: claro, amable y resolutivo
- restricciones: no prometer descuentos ni plazos no confirmados

Instrucciones:
1. Mantén la respuesta fiel a la información aportada.
2. No inventes datos, cifras, experiencia, políticas ni resultados.
3. Usa un formato claro y aplicable al caso.
4. Señala dudas o datos insuficientes antes de presentar conclusiones.
5. Pide una salida por secciones, una versión breve y una lista final de puntos a comprobar.

Entrega el resultado final listo para copiar o adaptar.

Adaptación para Claude

Usa Claude para trabajar el contexto con especial atención a matices, límites y coherencia editorial.

Objetivo: crear un procedimiento operativo de atención al cliente para casos frecuentes.

Datos disponibles:
- tipo de negocio: tienda online ficticia de productos para oficina
- canales: email, formulario web y redes sociales
- casos frecuentes: estado de pedido, cambio de producto, incidencia de entrega y duda de factura
- nivel de detalle: procedimiento operativo simple para equipo pequeño
- tono: claro, amable y resolutivo
- restricciones: no prometer descuentos ni plazos no confirmados

Instrucciones:
1. Mantén la respuesta fiel a la información aportada.
2. No inventes datos, cifras, experiencia, políticas ni resultados.
3. Usa un formato claro y aplicable al caso.
4. Señala dudas o datos insuficientes antes de presentar conclusiones.
5. Pide que diferencie hechos aportados, supuestos razonables y datos que faltan antes de redactar.

Entrega el resultado final listo para copiar o adaptar.

Adaptación para Gemini

Usa Gemini para organizar la respuesta, comparar opciones y mantener una estructura fácil de seguir.

Objetivo: crear un procedimiento operativo de atención al cliente para casos frecuentes.

Datos disponibles:
- tipo de negocio: tienda online ficticia de productos para oficina
- canales: email, formulario web y redes sociales
- casos frecuentes: estado de pedido, cambio de producto, incidencia de entrega y duda de factura
- nivel de detalle: procedimiento operativo simple para equipo pequeño
- tono: claro, amable y resolutivo
- restricciones: no prometer descuentos ni plazos no confirmados

Instrucciones:
1. Mantén la respuesta fiel a la información aportada.
2. No inventes datos, cifras, experiencia, políticas ni resultados.
3. Usa un formato claro y aplicable al caso.
4. Señala dudas o datos insuficientes antes de presentar conclusiones.
5. Pide que marque elementos que deban verificarse manualmente si dependen de información externa o cambiante.

Entrega el resultado final listo para copiar o adaptar.

Para qué sirve este prompt

Cuando un equipo pequeño responde consultas de forma desigual.
Cuando se repiten casos y no existe un flujo documentado.
Cuando necesitas respuestas modelo sin inventar políticas ni compensaciones.

Ejemplo genérico de entrada

Caso de uso

Tipo de negocio: tienda online ficticia de productos para oficina. Canales: email, formulario web y redes sociales. Casos frecuentes: estado de pedido, cambio de producto, incidencia de entrega y duda de factura. Restricción: no prometer descuentos ni plazos no confirmados.

Resultado esperado

Qué deberías obtener

Deberías obtener un procedimiento operativo con flujo de atención, datos necesarios, criterios de prioridad, escalado, respuestas modelo y checklist para cerrar cada caso correctamente.

Cómo usarlo paso a paso

Enumera los casos frecuentes antes de pedir el procedimiento.
Aclara restricciones comerciales para evitar promesas incorrectas.
Revisa las respuestas modelo con las políticas reales del negocio antes de usarlas.

Consejos de uso

Mantén el flujo simple para que el equipo pueda aplicarlo en días de alta carga.
Separa respuesta pública, respuesta privada y escalado interno cuando corresponda.
Actualiza el procedimiento cuando aparezcan casos repetidos no contemplados.

Errores comunes

Pedir demasiados datos al cliente sin explicar por qué.
Prometer plazos o compensaciones no confirmadas.
No definir cuándo escalar un caso a otra persona o equipo.

Checklist antes de usar el resultado

El flujo indica inicio, datos necesarios, respuesta, seguimiento y cierre.
Los criterios de escalado son claros y aplicables.
Las respuestas modelo respetan límites y no prometen información no confirmada.

Cómo adaptarlo mejor

Incluye los canales reales porque no se responde igual por email que en redes sociales.
Aclara restricciones de compensación, plazos y datos que no deben pedirse.
Pide una versión resumida para capacitación si el procedimiento queda largo.

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Preguntas frecuentes

¿Sirve para empresas pequeñas?

Sí. El prompt está pensado para procedimientos simples que pueda aplicar un equipo pequeño.

¿Puede crear respuestas modelo?

Sí, pero deben revisarse con políticas reales antes de usarlas con clientes.

¿Incluye escalado interno?

Sí. Puede definir cuándo pasar un caso a otra persona o área.

¿Debo incluir datos de clientes reales?

No. Usa casos genéricos o anonimizados y evita datos personales innecesarios.